Ordensregler ved brug af kommunale faciliteter

Adgang til lokaler og udendørs anlæg:

• Faciliteterne må kun benyttes til det formål og i det tidsrum, der er godkendt
• Foreningen må ikke overdrage tildelt tid til andre
• Det er ikke tilladt at færdes andre steder end i de lokaler (med gangareal) eller på det udeanlæg, som bookingen omfatter
• Foreningen har til enhver tid det fulde ansvar for, at faciliteterne anvendes i overensstemmelse med det godkendte

Generelt:

• Lokale ordensregler angivet ved skiltning skal overholdes
• Udstyr i bookede lokaler kan benyttes i aftalt omfang, bruger er ansvarlig for eventuelle beskadigelser
• Undervisningsmidler og elevers skolearbejde, herunder ophæng på tavler og i elevskuffer må ikke flyttes/berøres
• Det er ikke tilladt at benytte udendørs fodtøj til idrætsaktiviteter i gymnastiksale og boldspilsale/haller, herunder cowboystøvler
• Faciliteterne skal afleveres opryddet. Inden et lokale forlades tjekkes det om benyttet inventar, redskaber mv. er sat på plads, at vinduer og døre er lukket, lys slukket og vandhaner lukket
• Det er i omklædningsrum forbudt at:
  • færdes i fodboldstøvler
  • afvaske støvler og tøj
  • medbringe glasflasker

Fester, alkohol og rygning

Det er Kultur & Fritidsudvalgets holdning, at alkohol og foreningsaktiviteter ikke umiddelbart hører sammen. Dog kan der i begrænset omfang indtages alkohol i de kommunale fritidsfaciliteter - denne "begrænsede mængde" svarer til den lovbestemte grænse for promille, som er 0,5.

Derudover gælder det:

• Der er forbud mod rygning både indendørs og udendørs på kommunale fritidsfaciliteter.
• Børn og unge under 16 år må ikke drikke alkohol på kommunale faciliteter.
• Foreningen skal sørge for at fjerne al emballage fra alkohol, når de forlader faciliteten.
• Det er ikke tilladt at sælge øl og spiritus på kommunale fritidsfaciliteter uden speciel tilladelse fra Fritid. Hvis foreningen får tilladelse fra Fritid, skal de også opfylde kravene og få eventuelle nødvendige tilladelser fra andre myndigheder.

Specifikt for foreningsfester:

Det er undtagelsesvist tilladt at benytte kommunale lokaler til foreningsarrangementer, hvor deltagerne har mulighed for at drikke alkohol. For at afholde foreningsfester skal foreningen indsende en særlig tilladelsesansøgning via mail til [email protected].

• Hver forening kan hvert år afholde to arrangementer i kommunale faciliteter, hvor der indtages alkohol. Ved flerstrengede foreninger kan hver afdeling afholde to fester pr. år
• Arrangementer og foreningsfester godkendes med en maksimal varighed på 8 timer
• Der må kun indtages alkohol i moderate mængder
• Det er ikke tilladt at invitere personer, som ikke er medlem af foreningen
• De almindelige regler for rygning skal overholdes

Foreninger, som har fået tildelt faste foreningslokaler, har til enhver tid ansvaret for foreningslokalerne.

Bygningsskader

Fritidsbygninger er ikke under opsyn af pedeller, og bygningernes og lokalernes standard afhænger derfor i høj grad af, at foreninger giver besked, hvis der opstår skader, fejl eller mangler. Hvis skader ikke kræver øjeblikkelig udbedring, skal Fritid kontaktes hurtigst muligt efter, at skaden er opdaget. Fritid vil herefter sørge for det videre forløb.

Akut behov for udbedring

I skal straks kontakte Fritid, hvis der opstår en bygningsskade, som kræver AKUT udbedring! En bygningsskade kræver akut udbedring, hvis der vil ske yderligere, skader uden udbedring med det samme.

Indenfor Esbjerg Kommunes åbningstider skal foreninger:

• kontakte Fritid, som vil sørge for at skaden kan udbedres

Udenfor Esbjerg Kommunes åbningstider skal foreninger:

• rette henvendelse til relevant og gerne lokal håndværker. Alternativt kan der rettes henvendelse til Sydvestjysk Brandvæsen på tlf. 27 24 11 78, hvor indsatslederen vil tage stilling til hvem, der kan rekvireres til at udføre skadestoppet.
• orientere Fritid næste arbejdsdag, således der kan ske den rette opfølgning til den håndværker, som har forestået skadesstop og eventuel reparation.

Esbjerg Kommune varetager både ind- og udvendigt vedligehold af fritidsbygninger, dette sker ud fra en bygningsmæssig nødvendighedsbetragtning. Dvs. der kan være forskel på, hvordan foreningerne ønsker at bygning og lokaler kosmetisk skal fremstå, og hvilken stand den ansvarlige forvaltning vurderer som nødvendig for selve bygningen.

Foreninger må ikke selv udføre vedligeholdelsesopgaver i de kommunale bygninger. Dette er for at sikre, at vedligehold altid sker håndværksmæssigt korrekt samt at bygningsreglementet overholdes. Fritid skal derfor ALTID kontaktes, hvis I som forening har ønsker om renovering og/eller ændringer af lokaler og adgangsforhold. Sammen med foreningen og den bygningsansvarlige i kommunens ejendomsafdeling vil det blive afklaret hvilke muligheder, der er i forhold til de konkrete ønsker.

Fritid har hvert år en mindre pulje til projekter indenfor fritidsbygningsrammen, her finansieres også foreningernes ønsker. Denne pulje prioriteres som minimum to gange årligt efter følgende prioritetsrækkefølge:

1. Ændringer af lokaler eller udenomsarealer, der understøtter mulighed for mere foreningsaktivitet og flere medlemmer
2. Praktiske ændringer af lokaler eller udenomsarealer
3. Kosmetiske ændringer af lokaler eller udenomsarealer

De konkrete foreninger vil blive orienteret, hvis deres ønske prioriteres, hvorefter projektets gennemførelse planlægges i samråd med foreningen. De ønsker, som ikke blev prioriteret, vil forblive på listen og indgå i næste prioritering. Hvis et ønske helt tages af listen, vil den konkrete forening blive orienteret herom.

Kommunen forsøger altid at planlægge renoveringsopgaver på tidspunkter, hvor de er til mindst gene for foreningerne, men der kan være forskellige årsager til, at dette ikke altid lader sig gøre, som f.eks. opgavens omfang, håndværkerens kalender mv. Det kan derfor være nødvendigt i en periode at aflyse foreningens aktiviteter. Fritid bestræber sig på at orientere foreningerne i så god tid som muligt.

Det er foreningernes egen opgave at sikre den nødvendige rengøring af de faste foreningslokaler. Det årlige gebyr pr. m2 er fastsat med udgangspunkt i en anslået husleje inkl. forbrugsafgifter, indvendig vedligeholdelse, skatter, renovation og forsikringer. Rengøring indgår ikke i m2-prisen, hvilket betyder, at lokalerne stilles til fast rådighed uden rengøring.

Fritidsbygningerne kan opdeles i to kategorier:

• Fritidsbygninger der kun har brugere med egne faste lokaler samt eventuel brug af fællesarealer. Foreningen står for rengøring af egne lokaler og i bygninger med fællesarealer, skal foreningerne i fællesskab stå for rengøringen af disse
• Fritidsbygninger der indeholder lokaler som kan bookes, fællesarealer og også har foreninger i egne faste lokaler. Foreninger med egne faste lokaler står for rengøring af egne lokaler, og Fritid står for rengøring af fællesarealer og lokaler, som kan bookes

Foreninger med faste lokaler kan ved Fritid bestille rengøringsartikler to gange årligt, henholdsvis i starten af året og efter sommerferien. Fritid udsender en reminder et par uger inden bestillingsfristen.

Fritid leverer kun de varer, der fremgår af bestillingssedlen, og der leveres ikke mere end de to gange årligt. Hvis foreningen har brug for øvrige rengøringsartikler, henstilles der til, at foreningen selv sørger for dette.