Forpligtigelser som godkendt folkeoplysende forening

Som folkeoplysende forening er det jeres ansvar at vedligeholde oplysningerne om foreningen, formanden, kassereren og eventuelle ændringer i bestyrelsens sammensætning løbende, så Fritid og andre interesserede har mulighed for at kontakte jer.

En gang om året skal I via foreningsportalen angive, at I overholder loven om indhentelse af børneattester. Dette gælder uanset, om I har medlemmer under 15 år i foreningen. Med erklæringen tilkendegiver I, at I enten allerede indhenter børneattester for ledere og andre frivillige, der arbejder med børn og unge under 15 år, eller hvis og så snart det bliver relevant vil indhente børneattester for ledere og frivillige.

På grund af GDPR-reglerne om adgang til persondata er det vigtigt, at I kun angiver, at I indhenter børneattesterne. I må ikke sende børneattesterne til os, men skal selv opbevare dem.

Selve børneattesten indhentes på politiets hjemmeside.

Alle folkeoplysende foreninger, uanset om I har benyttet kommunale faciliteter, modtaget tilskud eller fået tildelt støtte fra en pulje, skal hvert år uploade et regnskab på foreningsportalen. Det skal gøres senest 3. måneder efter regnskabsårets afslutning.

Regnskabet skal:

• Udformes så det tydeligt ses, hvilke udgifter I har fået tilskud til - enten i form af poster eller noter i regnskabet
• Være underskrevet af alle bestyrelsesmedlemmer i foreningen. Hvis I ikke har mulighed for at alle bestyrelsesmedlemmer skriver under fysisk, findes der også online muligheder for at skrive under med mitID
• Være underskrevet af en revisor, som har kontrolleret, at regnskabet er aflagt korrekt og i overensstemmelse med de beskrevne regler. Hvis I samlet set modtager tilskud og støtte for mere end 500.000 kr., skal jeres regnskab være revideret af en registreret eller statsautoriseret revisor

Alle regnskaber skal ifølge Folkeoplysningsloven offentliggøres og vil derfor kunne findes på foreningsportalen efterfølgende.

Registreret eller statsautoriseret revisor

Hvis foreningens samlede kommunale tilskud til folkeoplysende aktiviteter overstiger 500.000 kr., skal regnskabet revideres af en registreret eller statsautoriseret revisor. Revisor skal primært kontrollere:

• Om tilskudsregnskabet er korrekt
• Om tilskuddet er anvendt i overensstemmelse med loven og de kommunale regler
• At foreningen har opfyldt betingelserne for tilskuddet
• At foreningens oplysninger til Esbjerg Kommune er nøjagtige
• At der er dokumentation for deltagernes kontingent

Der er flere specifikke krav til revision af regnskab for tilskud over 500.000 kr., som er beskrevet i lovgivningen, cirkulærer og bekendtgørelser. Det er af afgørende betydning, at revisoren sikrer, at revisionen opfylder alle lovens krav vedrørende revision af folkeoplysende aktiviteter og dermed også regnskabets nøjagtighed, og at det overholder de gældende love og kommunale regler.

I forbindelse med revisionsprocessen har revisor krav på alle de oplysninger fra foreningen, som revisor mener, har betydning for vurderingen af regnskabet og de tilskudsudløsende faktorer. I skal derfor sikre, at revisor har adgang til at foretage de undersøgelser, som er nødvendige for en god revisionspraksis.

Efter gennemgang af regnskabet, vil revisoren udarbejde en formel vurdering (kaldet en påtegning). Dette kan indebære anmærkninger om fejl og spørgsmål, som revisor har bemærket undervejs. Hvis revisoren identificerer ulovligt brug af midler, har revisor pligt til indenfor tre uger at informere de involverede partnere, dvs. jer og Esbjerg Kommune om situationen.

Revisor valgt af foreningen

Hvis foreningens samlede kommunale tilskud ikke overstiger 500.000 kr., kan regnskabet revideres af en revisor, som foreningen selv har valgt.

Revisor må ikke være medlem af bestyrelsen. Revisor skal efterprøve:

• Om tilskudsregnskabet er korrekt
• Om tilskuddet er anvendt i overensstemmelse med loven og de kommunale regler
• At foreningen har opfyldt betingelserne for tilskuddet
• At foreningens oplysninger til kommunen er nøjagtige
• At der er dokumentation for deltagernes kontingent

I forbindelse med revisionsprocessen har revisor krav på adgang til alle de oplysninger, som revisor mener, har betydning for vurderingen af regnskabet. Efter gennemgang og godkendelse af regnskabet, skal revisoren underskrive regnskabet.  Bliver revisor opmærksom på brud på loven og tilsidesættelse af forskrifter af væsentlig betydning, har revisor pligt til indenfor tre uger at informere de involverede partnere, dvs. jer og Esbjerg Kommune om situationen.

Tilbagebetaling, hæftelse m.v.

Det er vigtigt, at I er opmærksomme på, at tilskud skal tilbagebetales, hvis I ikke anvender det korrekt og i overensstemmelse med de regler og forudsætninger, som har været grundlag, da tilskuddets størrelse blev udregnet.  

Fritid vil - efter aftale med jer - enten sende regningen til jeres digitale postkasse eller modregne beløbet i indeværende eller kommende års tilskud. Det vil altid være foreningen og ikke enkeltpersoner, som skal betale pengene tilbage. En undtagelse er dog, hvis erstatningskravet er opstået ved en ulovlig handling eller undladelse (forsætlig eller uagtsom), som man ved skyldes én eller flere i bestyrelsen. Her vil bestyrelsens medlemmer hæfte personligt.