Booking og tildeling af kommunale faciliteter

Der er forskellige ansøgningsfrister for sæsonbookinger, da sæsonerne for de enkelte typer af faciliteter er tilpasset de behov der opleves ude i foreningerne. F.eks. er sæsonerne på kunstgræsbanerne afstemt med fodboldklubbernes turnerings- og kampprogrammer og sådan, at det først er muligt at booke tider, når kampprogrammer offentliggøres.

En gang om året fordeles lokaler for det kommende skoleår. Hovedfordelingen omfatter alle indendørslokaler, herunder idrætsfaciliteter, klasse- og faglokaler samt diverse mødelokaler m.m. Det er kun folkeoplysende foreninger, der har mulighed forsøge tider i hovedfordelingen. For alle øvrige foreninger/brugere gælder det, at resttider kan bookes ad hoc efterfølgende, når hovedfordelingen er godkendt.

Ansøgningsfristen er den 15. april. Det er muligt at indberette ansøgninger fra 1. marts indtil ansøgningsfristen. Vi behandler herefter jeres ansøgninger og udarbejder et forslag til fordeling af lokaler og faciliteter. Ansøgninger der indberettes rettidigt, medtages i hovedfordelingen.

Anvisning af lokaler vil ske i denne prioriterede rækkefølge:

• Aktiviteter for handicappede
• Aktiviteter for børn og unge under 25 år
• Antal børn og unge under 25 år i foreningen
• Antal samlede foreningsaktive
• Foreningens tildeling i forrige sæson
• Områdefordeling. Der tages hensyn til lokale foreninger
• ”Hjemmebane” hensyn

Forslaget til fordeling af idrætsfaciliteterne bliver færdiggjort i samarbejde med Fordelingsgruppen, som ud over Fritid og SEPE består af repræsentanter udpeget af Esbjerg Idrætsråd.  I får besked om den endelige lokalefordeling senest d. 1. juni. Hvis I ikke er tilfredse med lokaletildelingen, har I mulighed for at klage indtil d. 8. juni. Der kan i forbindelse med behandling af klager forekomme ændringer af de tildelte tider på baggrund af sagsbehandlingen.

Fordelingen af alle banetyperne foretages administrativt. Eventuelle tvivlsspørgsmål afklares med formanden for Fordelingsgruppen. For alle banetyper gælder, at så snart fordelingen er færdig, kan resttider bookes efter først-til-mølle-princippet.

Fordelingsprincipperne for sommer, vinter og helårsbaner følger de samme principper som for indendørslokaler.

Der findes særlige regler for fordelingen i forhold til kunstgræsbaner, som ses ud fra et geografisk større område (foreningens geografiske tilknytning). I forbindelse med træning følges de overordnede fordelingsprincipper, dog har børn og unge under 25 år ikke særlig fordel ved tildeling af tider på kunstgræsbaner. I forbindelse med kampe tages der ved tildeling hensyn til følgende punkter, i ikke prioriteret rækkefølge:

• Antal samlede foreningsaktive
• Alder i forhold til spilletidspunkt
• Holdenes sportslige niveau

Der findes følgende 4 boldbanetyper:

Sommerbaner: Sommerbaner er almindelige græsbaner, og kan benyttes fra d. 1. april til og med uge 42. Ansøgningsfrist d. 1. februar. Hvis foreningen ikke har booket sommerbaner, vil der ikke blive foretaget opkridtning af banen.

Vinterbaner: Vinterbaner er belagt med enten græs, grus eller slagger. Banerne kan benyttes fra uge 43 til og med d. 31. marts. Ansøgningsfristen for vinterbanerne er opdelt i 2 perioder. For perioden fra uge 43 til d. 31. december er ansøgningsfristen d. 15. august. For perioden 1. januar til d. 31. marts er ansøgningsfristen d. 15. november.

Helårsbaner: Helårsbaner er græsbaner, som kan benyttes hele året. Der er lys på alle helårsbaner. Helårsbaner kan bookes i samme sæsoner som sommer- og vinterbaner.

Kunstgræsbaner: Kunstgræsbaner kan benyttes hele året. Vær opmærksom på, at der er vedtaget særligt regelsæt for betaling for benyttelse af kunstgræsbaner. For kunstgræsbanerne er året opdelt i 4 sæsoner:

• Sommersæsonen, som varer fra d. 1. april til og med uge 42. Ansøgningsfristen er d. 1. februar
• 1. Vintersæson: (træning og kampe) Fra uge 43 til d. 31. december. Ansøgningsfristen er d. 15.august
• 2. Vintersæson (træning): Fra d. 1. januar til d. 31. marts er ansøgningsfristen d. 15. november
• 2. vintersæson (kampe): 2. vintersæson til kampe er opdelt i endnu 2 sæsoner. Dette igen af hensyn til planlægning og afvikling af kampe. Fra d. 1. januar til og med uge 6 er ansøgningsfristen d. 15. november. Fra uge 7 til og med d. 31. marts er ansøgningsfristen d. 15. januar

Efter hovedfordelingerne er afsluttet, kan I løbende booke faciliteter - både enkeltstående og gentagne bookinger.  I skal booke lokaler og udendørs anlæg senest 3 døgn før I ønsker at benytte dem. Nogle gange kan det lade sig gøre at booke med kortere varsel, hvis I kontakter Fritid eller SEPE direkte. Ad hoc tildeling af faciliteter vil altid ske administrativt.

Hvis jeres forening har booket et lokale eller et udendørs anlæg, men alligevel ikke skal bruge det, skal I huske at aflyse bookingen senest 1 døgn inden den planlagte brug. Hvis ikke I afmelder bookingen i foreningsportalen, skal I stadig betale lokalegebyr - selvom I ikke bruger lokalerne.

Vær opmærksom på, at I som forening kan blive frataget jeres tider, hvis det gentagne gange sker, at I ikke benytter bookede tider og dermed hindrer andre foreninger i at have adgang til faciliteterne. Dette gælder både ude- og indendørs faciliteter.

Idrætsstævner og større events

Vi hjælper jer meget gerne i forbindelse med større arrangementer, såsom idræts- og kulturevents. I skal kontakte os direkte pr. mail eller telefon senest 6 uger før arrangementet, så vi er sikre på, at alt er på plads. Vær opmærksom på, at I ved nogle events også skal have tilladelser fra bl.a. Teknik & Miljø, Politi og brandmyndigheder. Kontakt dem direkte for at høre nærmere om kravene til jeres arrangement. Der er almindelige gebyrer for at benytte lokaler til aktiviteterne.

Overnatning i kommunale lokaler

Foreninger kan få lov til at bruge kommunale lokaler til overnatning for udefrakommende deltagere i forbindelse med store arrangementer og stævner. Som en generel regel kræves der mindst 50 udenbys overnattende deltagere, for at de kommunale skoler stilles til rådighed til overnatning. Overnatningen er gratis. Kontakt Fritid, hvis I har brug for overnatning i kommunale lokaler.